Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja – Surat izin tidak masuk kerja wajib diajukan oleh seorang pekerja yang akan meninggalkan tugas-tugasnya sementara waktu. Surat tersebut ditujukan kepada atasan di perusahaan atau instansi tempat mereka bekerja.
Isi surat izin harus secara jelas menyebutkan alasan yang menyebabkan seorang pekerja tidak dapat masuk seperti biasa. Apabila alasannya samar-samar dan tidak kuat, maka akan kecil kemungkinan untuk mendapat persetujuan dari atasan.
Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Perlu diingat bahwa surat izin tidak masuk kerja termasuk dalam surat formal sehingga memiliki format yang terstruktur. Apabila perusahaan atau instansi sudah memiliki format khusus, maka wajib mengikuti aturan tersebut.
Adapun ciri-ciri surat izin tidak masuk kerja yang baik meliputi:
- Menyebutkan identitas secara jelas, seperti nama lengkap, posisi yang dimiliki dan alamat;
- Menggunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami;
- Mencantumkan nama pihak penerima surat izin secara tepat;
- Menjelaskan dengan padat dan jelas alasan yang mengharuskan mengambil cuti sementara waktu;
- Menyebutkan lamanya cuti yang diambil secara pasti, misalnya hari Kamis, 3 Juni 2021 sampai Senin, 7 Juni 2021;
- Melampirkan berkas pendukung asli sebagai bukti bahwa tidak ada manipulasi sekaligus penguat, agar pihak perusahaan memberikan izin libur sesuai hari yang diminta. Contoh berkasnya seperti surat keterangan rawat inap dari dokter.
Susunan kalimat yang digunakan dalam surat izin libur kerja memang tidak harus sama, karena dapat diatur sendiri asalkan tetap sopan. Adapun yang sebaiknya diikuti adalah struktur yang membentuk surat izin tersebut.
Dengan menggunakan struktur yang berurutan, maka surat izin yang dibuat akan lebih rapi, formal dan jelas. Berikut bagian-bagian yang harus ada dalam surat izin tidak masuk kerja:
1. Tanggal Pembuatan Surat
Dalam setiap jenis surat, tanggal pembuatan merupakan elemen yang wajib ada termasuk dalam surat izin tidak masuk kerja. Pencantuman tanggal menjadi penanda kapan surat tersebut diajukan sehingga memudahkan pihak penerima saat memproses permohonan yang tertera pada surat.
Baca Juga:
- Contoh Surat Pengunduran Diri
- Contoh Surat Permohonan Magang
- Contoh Daftar Riwayat Hidup
- Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
Tanggal pembuatan pada surat izin libur kerja boleh disertai dengan tempat pembuatan surat maupun tidak. Umumnya, posisi tanggal ada di sebelah pojok kanan atas atau dibuat rata kiri semua hingga bagian bawah surat.
2. Nama Pihak Penerima Surat
Sebagai media berkomunikasi, tentu surat membutuhkan pihak yang akan menerima isi pesan tertulis tersebut. Begitu pun dengan surat izin libur kerja yang mewajibkan pencantuman nama pihak penerima.
Pada umumnya, surat izin ditujukan pada atasan di perusahaan atau instansi tempat pemohon bekerja. Penyerahannya bisa dilakukan secara langsung maupun melalui sekretaris atasan yang bersangkutan.
3. Pembuka Surat
Layaknya sedang berbicara secara langsung, ketika mengutarakan maksud melalui tulisan pun harus didahului dengan kalimat pembuka agar terkesan sopan. Pembuka dalam surat izin termasuk salam, misalnya “dengan hormat”.
Kemudian, dilengkapi dengan maksud pembuatan surat secara singkat dan jelas. Bagian pembuka jangan terlalu panjang karena surat izin harus yang baik memang harus langsung ke inti.
4. Identitas Pemohon Izin
Setelah membuka surat, bagian selanjutnya adalah identitas dari pekerja yang meminta libur. Dengan adanya data diri, maka atasan akan mengetahui pihak pemohon sehingga dapat mempertimbangkan apakah akan memberikan izin atau tidak.
Informasi dasar yang dimasukan dalam bagian identitas diri meliputi nama lengkap, jabatan di perusahaan atau instansi tersebut, divisi yang menaungi, nomor kepegawaian (apabila memang ada), nomor telepon dan alamat pemohon izin.
5. Alasan Mengambil Libur Kerja
Bagian terpenting dari surat izin tidak masuk kerja adalah penjelasan mengenai alasan pengambilan libur. Alasan harus ditulis secara jelas, tidak boleh memanipulasi dan tidak boleh ada yang disembunyikan.
Semakin gamblang alasan yang diperlihatkan, maka akan semakin besar kesempatan untuk mendapatkan izin libur tersebut. Sebab, atasan memiliki bahan pertimbangan yang valid.
Contoh alasan tidak masuk kerja seperti melangsungkan pernikahan, mempersiapkan kelahiran, menyelesaikan urusan keluarga atau menjalani pengobatan di luar kota.
6. Lamanya Waktu yang Diminta
Hal lain yang harus dicantumkan secara gamblang yaitu rentang waktu cuti yang dibutuhkan. Jangan menyebut “saya bermaksud mengambil cuti kira-kira 1 minggu” karena kalimat tersebut tidak sopan dan tidak jelas.
Tuliskan sejelas mungkin berapa lama waktu yang diambil, misalnya cuti selama 3 hari dilengkapi dengan hari dan tanggal.
Atasan perlu mengetahui informasi tersebut secara jelas sebagai bahan pertimbangan. Apabila waktu yang diminta dirasa terlalu panjang, mungkin atasan akan memberikan alternatif.
Tidak hanya itu, penjelasan lamanya waktu cuti juga berguna untuk mengantisipasi tugas-tugas yang akan ditinggalkan sementara. Mungkin tugas tersebut sebagian harus ada yang diselesaikan sebelum mengambil cuti atau dilimpahkan kepada rekan kerja lain yang agak senggang.
7. Penutup Surat
Ada bagian pembuka tentu saja harus ada bagian penutup. Isi bagian penutup pada surat izin kerja biasanya berupa ucapan terima kasih sebagai bentuk penghormatan dan kesopanan kepada atasan.
8. Nama Pemohon dan Tanda Tangan
Bagian paling bawah surat izin kerja harus dilengkapi dengan nama lengkap pemohon izin sekaligus tanda tangan.
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Berikut contoh surat untuk meminta izin tidak masuk kerja karena alasan yang beragam. Contoh tersebut dapat dijadikan inspirasi apabila salah satu alasannya sesuai dengan apa yang sedang dialami.
