Contoh Surat Pengunduran Diri – Tempat kerja menjadi lingkungan kedua yang paling sering ditinggali selain rumah. Tidak heran jika banyak orang yang memilih mengundurkan diri ketika merasa sudah tidak nyaman. Namun, mengundurkan diri juga ada etikanya, sehingga harus tahu contoh surat pengunduran diri yang baik dan benar.
Etika seorang karyawan yang mengundurkan diri tidak hanya dilihat dari prosedurnya yang sesuai aturan, tapi juga melalui isi dan bahasa surat yang diberikan sebagai perwakilan. Jadi, penulisan surat pengunduran diri ini tidak boleh diremehkan.
Cara Membuat Surat Pengunduran Diri
Sebelum mengetahui cara membuat surat pengunduran diri yang baik dan sesuai kaidah penulisan, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan. Hal pertama berkaitan dengan alasan pengunduran diri. Pastikan alasan yang dipakai masuk akal dan bisa diterima perusahaan.
Hal penting lainnya adalah keyakinan dari diri sendiri untuk mengundurkan diri. Kalau masih belum yakin dan ragu-ragu, sebaiknya tidak usah mengundurkan diri terlebih dahulu. Sementara masalah lain yang masih tergolong ringan juga bisa dikomunikasikan kepada atasan.
Apabila sudah yakin, barulah bisa menulis surat pengunduran diri dengan struktur dan cara berikut ini:
1. Memilih Media Penulisan Surat yang Sesuai Ketentuan
Setiap perusahaan memiliki ketentuan yang berbeda-beda terkait media penulisan surat. Untuk beberapa perusahaan yang menerima surat dalam bentuk email, maka medianya bisa memakai email dan diketik.
Baca Juga:
- Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
- Contoh Surat Permohonan Magang
- Contoh Daftar Riwayat Hidup
- Contoh Surat Lamaran Pekerjaan
Namun, untuk perusahaan yang hanya menerima surat dalam bentuk fisik, wajib mencetak dan memasukkannya dalam amplop yang rapi. Pemilihan media ini memang terlihat remeh, namun kalau tidak sesuai ketentuan, perusahaan bisa langsung menolak surat tersebut tanpa membacanya.
2. Menggunakan Bahasa Formal, Resmi, dan Sesuai EYD
Meskipun sudah terbiasa menggunakan bahasa tidak formal kepada anggota ataupun HRD perusahaan, surat pengunduran diri tetap harus ditulis dengan bahasa yang formal. Selain itu, bahasa yang dipakai juga merupakan bahasa resmi yakni Bahasa Indonesia.
Untuk penulisannya sendiri, bisa menggunakan kaidah ejaan yang disempurnakan sesuai dengan kamus. Terlalu banyak kesalahan penulisan bisa membuat surat terlihat seperti tidak formal dan dinilai kurang menghormati perusahaan.
3. Menentukan Alasan Pengunduran diri yang Masuk Akal
Tidak semua orang yang mengundurkan diri memiliki alasan masuk akal untuk bisa ke luar dari perusahaan. Apabila alasan yang dimiliki masih tergolong remeh dan kurang masuk akal, pastikan untuk mengganti alasan tersebut agar bisa diterima oleh pihak perusahaan.
4. Menyesuaikan Waktu Pengunduran Diri dengan Penulisan Surat
Setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda-beda kepada karyawannya. Beberapa perusahaan ada yang memperbolehkan karyawannya langsung keluar tanpa syarat, ada juga yang memberikan syarat. Salah satu syarat yang paling sering ditemukan adalah mengajukan surat jauh sebelum keluar kerja.
Misalnya surat pengunduran diri minimal diajukan 2 Minggu atau satu bulan sebelum keluar dari perusahaan. Dengan aturan tersebut, maka penulisan surat juga harus disesuaikan satu bulan atau dua Minggu sebelumnya. Selama rentang waktu tersebut, karyawan masih tetap harus bekerja.
5. Menulis Bagian Header Surat
Bagian kepala surat terdiri dari beberapa poin penting. Pertama bisa memberikan judul Surat Pengunduran Diri, bisa juga langsung ke identitas surat.
Apabila tanpa menggunakan judul, bagian kepala surat ini bisa diisi tanggal dan tempat penulisan surat. Selanjutnya bisa menulis perihal surat, tujuan surat, nama perusahaan, serta alamat perusahaan yang dituju.
6. Menulis Salam
Untuk surat pada perusahaan umum, bagian salam bisa diisi dengan salam penghormatan. Sementara untuk surat yang islami, boleh menggunakan salam pembuka berupa ucapan salam.
Bagian salam juga bisa diisi dengan kalimat pembuka sebelum masuk ke inti surat. Misalnya pengenalan identitas dari orang yang bertanda tangan atau menulis surat pengunduran diri tersebut.
7. Menulis Bagian Isi Surat
Bagian ini adalah inti yang akan disampaikan dalam surat. Agar lebih teratur, bagian isi surat ini bisa mengikuti urutan sebagai berikut:
- Keinginan untuk mengundurkan diri dari perusahaan.
- Tanggal dan tahun yang jelas terkait waktu dimulainya pengunduran diri tersebut.
- Alasan yang masuk akal terkait pengunduran diri yang ingin dilakukan.
- Kesediaan untuk membantu masa peralihan perusahaan dalam menerima pegawai baru sebelum pemohon berhenti bekerja.
- Ucapan terima kasih atas segala hal baik yang sudah didapatkan selama berada dalam perusahaan.
- Permohonan maaf singkat, terkait segala kesalahan yang pernah dilakukan dalam perusahaan.
- Harapan yang baik terhadap perusahaan setelah ditinggalkan.
8. Bagian Penutup
Bagian penutup bisa diisi dengan nama lengkap dan tanda tangan dari penulis surat. Untuk beberapa jenis surat pengunduran diri yang lebih forma, bisa dilengkapi dengan materai 6000 serta tembusan surat agar lebih jelas.
Contoh Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri memiliki banyak jenis tergantung kebutuhan dan penggunaannya. Berikut adalah contoh surat pengunduran diri yang bisa dijadikan bahan rujukan dan perbandingan sebelum menulisnya:
